Nella gestione di un negozio, avere a disposizione un buon sistema gestionale è fondamentale per tenere sotto controllo tutti gli aspetti operativi e amministrativi dell’attività. Un gestionale per negozio permette infatti di automatizzare e semplificare una moltitudine di processi, dalla gestione degli ordini e del magazzino, alla contabilità e alla reportistica.
Tuttavia, l’implementazione di un gestionale comporta inevitabilmente dei costi che l’imprenditore deve valutare attentamente. Il costo di un gestionale per negozio può variare in base a diversi fattori, come le funzionalità offerte, il numero di utenti, il modello di licenza e il livello di personalizzazione richiesto.
In questo articolo, andremo ad analizzare in dettaglio i principali fattori che influenzano il costo di un gestionale per negozio, in modo da fornire una panoramica completa su quanto può effettivamente costare l’adozione di un simile sistema.
Tipologie di gestionali per negozi
Prima di entrare nel merito dei costi, è importante fare una distinzione tra le diverse tipologie di gestionali disponibili sul mercato per i negozi.
In generale, possiamo individuare tre macro-categorie di gestionali per negozi:
- Gestionali “entry-level”: si tratta di soluzioni software semplici e di base, spesso a basso costo o addirittura gratuiti. Questi gestionali offrono funzionalità essenziali per la gestione di un piccolo negozio, come la fatturazione, la gestione degli ordini e del magazzino.
- Gestionali “mid-range”: sono soluzioni più complete e avanzate, con un set di funzionalità più ampio rispetto ai gestionali entry-level. Questi gestionali sono adatti a negozi di medie dimensioni o a catene di negozi, offrendo moduli aggiuntivi per la contabilità, la gestione del personale, l’e-commerce e l’analisi dei dati.
- Gestionali “enterprise”: si tratta di soluzioni software altamente personalizzabili e integrate, progettate per soddisfare le esigenze di grandi catene di negozi o gruppi aziendali. Questi gestionali offrono funzionalità avanzate per la gestione multi-punto vendita, l’omnicanalità e l’intelligenza artificiale.
La scelta della tipologia di gestionale più adatta dipende principalmente dalle dimensioni e dalla complessità del negozio, nonché dalle esigenze specifiche dell’attività.
Fattori che influenzano il costo di un gestionale per negozio
Il costo di un gestionale per negozio può variare notevolmente in base a diversi fattori. Ecco i principali elementi da considerare:
Modello di licenza
Il modello di licenza del gestionale è uno dei fattori più importanti che influenzano il costo complessivo. Esistono principalmente due modalità di licenza:
- Licenza perpetua: in questo caso, l’utente acquista una licenza d’uso del software in maniera definitiva, pagando un importo una tantum. Questo modello prevede generalmente costi di licenza più elevati, ma non richiede pagamenti ricorrenti.
- Licenza in abbonamento (SaaS): in questo caso, l’utente paga un canone mensile o annuale per l’utilizzo del software, senza dover sostenere un costo iniziale elevato. Questo modello è più diffuso per i gestionali cloud-based, in cui il software è ospitato sui server del fornitore.
In generale, i gestionali in abbonamento (SaaS) tendono ad avere costi iniziali più contenuti, ma richiedono pagamenti ricorrenti nel tempo. Al contrario, i gestionali con licenza perpetua hanno un costo iniziale più alto, ma non prevedono canoni mensili o annuali.
Numero di utenti
Un altro fattore che incide significativamente sul costo di un gestionale per negozio è il numero di utenti che potranno accedere al sistema.
Molti fornitori di gestionali applicano tariffe differenziate in base al numero di utenti abilitati. Più utenti sono previsti, più alto sarà il costo complessivo del sistema.
Questa logica si applica sia ai gestionali con licenza perpetua che a quelli in abbonamento. Nel caso dei gestionali SaaS, il costo per utente è generalmente incluso nel canone mensile o annuale.
È importante quindi valutare attentamente il numero di dipendenti che dovranno utilizzare il gestionale, in modo da dimensionare correttamente la soluzione e contenere i costi.
Funzionalità e modelli aggiuntivi
La complessità e l’ampiezza delle funzionalità offerte dal gestionale influiscono in modo significativo sul costo finale.
I gestionali “entry-level” tendono ad avere prezzi più contenuti, in quanto offrono solo le funzionalità essenziali per la gestione di un negozio, come la fatturazione, la gestione degli ordini e del magazzino.
Al contrario, i gestionali “mid-range” e “enterprise” hanno costi più elevati, in quanto includono moduli aggiuntivi per la contabilità, la gestione del personale, l’e-commerce, l’analisi dei dati e così via.
Inoltre, molti fornitori di gestionali offrono la possibilità di acquistare singoli moduli aggiuntivi in base alle esigenze specifiche del cliente. Questo permette di personalizzare il sistema e di pagare solo per le funzionalità effettivamente necessarie, ma comporta costi extra.
Livello di personalizzazione
Il grado di personalizzazione richiesto per il gestionale è un altro fattore che influenza in modo rilevante il costo complessivo.
I gestionali “out-of-the-box”, ovvero quelli già predisposti con funzionalità standard, tendono ad avere prezzi più contenuti rispetto a soluzioni altamente personalizzate.
Infatti, la personalizzazione del gestionale, come l’integrazione con altri sistemi aziendali o la creazione di report e dashboard personalizzati, richiede un maggior impegno da parte del fornitore e comporta costi aggiuntivi per il cliente.
Pertanto, è importante valutare attentamente il livello di personalizzazione effettivamente necessario per il proprio negozio, evitando di sostenere costi eccessivi per funzionalità non strettamente indispensabili.
Servizi di implementazione e formazione
Oltre al costo del software, è necessario considerare anche i costi relativi ai servizi di implementazione e formazione del personale sull’utilizzo del gestionale.
Questi servizi, offerti dai fornitori di gestionali, possono includere:
- Analisi dei requisiti e progettazione del sistema
- Installazione e configurazione del software
- Migrazione dei dati da altri sistemi
- Formazione del personale sull’utilizzo del gestionale
- Supporto e manutenzione post-implementazione
I costi per questi servizi possono variare notevolmente in base alla complessità del progetto, al numero di utenti da formare e al livello di personalizzazione richiesto.
In generale, i gestionali “entry-level” richiedono meno servizi di implementazione e formazione, mentre quelli “mid-range” e “enterprise” necessitano di un maggior impegno e, di conseguenza, di costi più elevati.
Costi di manutenzione e aggiornamento
Infine, è importante considerare anche i costi di manutenzione e aggiornamento del gestionale nel tempo.
Nel caso di gestionali con licenza perpetua, i costi di manutenzione sono generalmente opzionali e possono essere acquistati separatamente. Questi costi coprono l’assistenza tecnica e gli aggiornamenti del software.
Per i gestionali in abbonamento (SaaS), invece, i costi di manutenzione e aggiornamento sono solitamente inclusi nel canone mensile o annuale. Ciò significa che l’utente non deve sostenere costi aggiuntivi per mantenere il sistema aggiornato e funzionante.
È importante valutare attentamente l’impatto di questi costi di manutenzione nel lungo periodo, soprattutto per i gestionali con licenza perpetua, in modo da prevenire spese impreviste e garantire la continuità operativa del sistema.
Esempi di costi di gestionali per negozi
Sulla base dei fattori appena analizzati, è possibile fornire alcuni esempi indicativi dei costi di gestionali per negozi, suddivisi per tipologia:
Gestionali per negozi “entry-level”
- Costo di licenza perpetua: da 800 a 2.500 euro
- Costo di abbonamento mensile: da 20 a 100 euro al mese
- Costi di implementazione e formazione: da 500 a 2.000 euro
- Costi di manutenzione annuali: da 300 a 600 euro
Gestionali per negozi “mid-range”
- Costo di licenza perpetua: da 2.500 a 10.000 euro
- Costo di abbonamento mensile: da 100 a 500 euro al mese
- Costi di implementazione e formazione: da 2.000 a 10.000 euro
- Costi di manutenzione annuali: da 600 a 2.000 euro
Gestionali per negozi “enterprise”
- Costo di licenza perpetua: da 10.000 a 50.000 euro
- Costo di abbonamento mensile: da 500 a 2.000 euro al mese
- Costi di implementazione e formazione: da 10.000 a 50.000 euro
- Costi di manutenzione annuali: da 2.000 a 10.000 euro
Si tratta ovviamente di stime indicative, in quanto i costi reali possono variare notevolmente in base alle specifiche esigenze del negozio e alle caratteristiche del gestionale scelto.
Come avrai ben capito, il costo di un gestionale per un negozio dipende da diversi fattori, tra cui il modello di licenza, il numero di utenti, le funzionalità offerte, il livello di personalizzazione richiesto e i servizi di implementazione e manutenzione.
I gestionali “entry-level” tendono ad avere costi più contenuti, mentre quelli “mid-range” e “enterprise” comportano investimenti più elevati, ma offrono funzionalità più avanzate e adatte a negozi di medie e grandi dimensioni.
Indipendentemente dalla tipologia di gestionale scelta, è importante valutare attentamente tutti i costi associati, sia iniziali che ricorrenti, in modo da prevenire spese impreviste e garantire un ritorno sull’investimento adeguato.
Inoltre, è fondamentale scegliere un fornitore affidabile e competente, in grado di fornire un servizio di implementazione e supporto di qualità, in modo da massimizzare i benefici del gestionale per il proprio negozio.
Seguendo queste indicazioni, l’imprenditore potrà individuare la soluzione gestionale più adatta alle proprie esigenze, bilanciando costi e funzionalità in modo da ottenere il massimo valore per il proprio business.
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