Come funzionano esattamente gli alert nel CRM

I sistemi CRM (Customer Relationship Management) sono strumenti essenziali per le aziende di ogni settore, consentendo di gestire in modo efficiente le relazioni con i clienti e monitorare l’andamento del business. Uno degli elementi chiave di un CRM sono gli alert, ovvero le notifiche che avvisano gli utenti di eventi, scadenze o situazioni rilevanti che richiedono attenzione.
Ma come funzionano esattamente gli alert nei sistemi CRM? Vediamolo in dettaglio.

Definire i criteri di attivazione degli alert

Il cuore degli alert nei CRM è rappresentato dai criteri di attivazione, ovvero le condizioni che, una volta soddisfatte, generano la notifica. Questi criteri possono essere estremamente diversificati e personalizzati in base alle esigenze di ogni azienda.
Alcuni dei principali criteri di attivazione degli alert includono:

Scadenze di lavorazioni o opportunità

Gli alert possono essere impostati per segnalare quando una pratica, un contratto o un’opportunità di vendita sta per scadere o è già scaduta. Questo consente di evitare il rischio di perdere scadenze cruciali e di intervenire tempestivamente per rinnovare o concludere le attività in corso.

Mancato completamento di attività entro una data

Gli alert possono avvisare gli utenti se un’attività assegnata non viene completata entro una determinata data, permettendo di monitorare lo stato di avanzamento dei progetti e di intervenire in caso di ritardi o inadempienze.

Raggiungimento di soglie di valore per opportunità

Gli alert possono essere attivati quando un’opportunità di vendita raggiunge una determinata soglia di valore, segnalando ai commerciali l’arrivo di un prospect particolarmente promettente e consentendo loro di concentrare gli sforzi sulle opportunità più redditizie.

Variazioni di stato di contatti o account

Gli alert possono notificare quando vengono apportate modifiche allo stato di un contatto o di un account, come il passaggio da “Lead” a “Cliente”, permettendo di rimanere aggiornati sugli sviluppi delle relazioni con i clienti.

Generazione nuovi Lead

Gli alert possono segnalare l’arrivo di nuovi contatti, permettendo ai team di vendita di reagire tempestivamente e di seguire le opportunità più fresche.

Picchi di attività su prodotti o servizi

Gli alert possono essere impostati per monitorare l’andamento delle vendite o dell’utilizzo di determinati prodotti o servizi, segnalando eventuali picchi di attività che potrebbero richiedere un’azione specifica, come un rafforzamento delle scorte o una campagna promozionale.

Variazioni di fatturato o redditività

Gli alert possono essere attivati quando si verificano variazioni significative nei dati finanziari, come il fatturato o la redditività, consentendo ai responsabili di prendere decisioni informate e di intervenire tempestivamente.

Questa ampia gamma di criteri di attivazione consente alle aziende di modellare il sistema di alert in base alle proprie esigenze specifiche, monitorando con precisione gli eventi e i dati più rilevanti per il proprio business.

Impostare i destinatari degli alert

Una volta definiti i criteri di attivazione, è fondamentale stabilire a quali utenti o gruppi di utenti devono essere inviati gli alert. Questa funzionalità consente di indirizzare le notifiche solo alle persone effettivamente responsabili o interessate a una determinata situazione, evitando di sovraccaricare gli utenti con informazioni non pertinenti.

Ad esempio, un alert sulla scadenza di un contratto potrebbe essere inviato al team commerciale e legale, mentre un avviso sul mancato completamento di un’attività potrebbe essere destinato solo all’utente a cui è stata assegnata la task. Questa flessibilità nell’impostazione dei destinatari contribuisce a migliorare l’efficienza operativa, evitando dispersioni di tempo e risorse.

Inoltre, molti sistemi CRM permettono di impostare regole di escalation, in base alle quali gli alert vengono inoltrati a livelli gerarchici superiori in caso di mancata risposta o di superamento di determinate soglie. Questo consente di garantire che le situazioni critiche vengano prontamente segnalate ai responsabili appropriati.

Scegliere i canali di notifica degli alert

Un altro aspetto fondamentale degli alert nei CRM è la possibilità di scegliere i canali attraverso cui vengono inviati. Questa flessibilità consente di adattare le notifiche alle preferenze e alle esigenze operative degli utenti, aumentandone l’efficacia.I principali canali di notifica degli alert includono:

Email: gli alert possono essere inviati direttamente all’indirizzo email degli utenti, consentendo loro di ricevere le informazioni anche quando non sono connessi al sistema CRM.
Notifiche Push: per gli utenti che lavorano prevalentemente da dispositivi mobili, gli alert possono essere recapitati sotto forma di notifiche push, garantendo una ricezione immediata e tempestiva.
Messaggi Istantanei:alcuni sistemi CRM integrano funzionalità di messaggistica istantanea, permettendo di inviare gli alert direttamente all’interno di chat o canali di comunicazione dedicati.
Avvisi nell’Interfaccia del CRM: gli alert possono essere visualizzati all’interno dell’interfaccia del sistema CRM, consentendo agli utenti di rimanere costantemente aggiornati senza dover necessariamente uscire dall’applicazione.
Notifiche Vocali: in alcuni casi, gli alert possono essere recapitati anche sotto forma di messaggi vocali, ad esempio per segnalare urgenze o situazioni critiche che richiedono un’azione immediata.

Questa versatilità nella scelta dei canali di notifica consente alle aziende di adattare il sistema di alert alle preferenze e alle abitudini di lavoro dei singoli utenti, garantendo che le informazioni critiche raggiungano i destinatari nel modo più efficace.

Personalizzare la frequenza di invio degli alert

Un altro aspetto importante degli alert nei sistemi CRM è la possibilità di personalizzare la frequenza di invio, evitando di sovraccaricare gli utenti con troppe notifiche.Alcune delle opzioni più comuni per la frequenza di invio degli alert includono:

Alert in Tempo Reale: questi alert vengono inviati immediatamente non appena si verifica l’evento che li attiva, garantendo una notifica tempestiva su situazioni critiche che richiedono un’azione immediata.
Alert Giornalieri: gli alert possono essere raggruppati e inviati una volta al giorno, fornendo agli utenti un riepilogo delle principali attività e scadenze da monitorare.
Alert Settimanali: analogamente, gli alert possono essere aggregati e recapitati con cadenza settimanale, offrendo una visione d’insieme sullo stato di avanzamento dei progetti e delle relazioni con i clienti.
Alert Mensili: per alcune tipologie di alert, come quelli relativi a dati finanziari o di performance aziendale, può essere più appropriato impostare una frequenza di invio mensile, consentendo ai responsabili di analizzare l’andamento del business su orizzonti temporali più ampi.

Personalizzando la frequenza di invio, le aziende possono garantire che gli utenti ricevano le informazioni cruciali quando ne hanno effettivamente bisogno, evitando di sovraccaricarli con notifiche continue e mantenendo alta la loro attenzione sugli aspetti davvero rilevanti.

Associare azioni automatizzate agli alert

Molti sistemi CRM offrono la possibilità di associare agli alert specifiche azioni automatizzate, come l’assegnazione di attività, l’avvio di workflow o l’invio di comunicazioni. Questa funzionalità consente di ridurre i tempi di risposta e di garantire una gestione più efficiente delle situazioni critiche.

Ad esempio, un alert sulla scadenza di un contratto potrebbe attivare automaticamente l’assegnazione di un’attività al team commerciale per avviare le trattative per il rinnovo. Allo stesso modo, un avviso sul mancato completamento di un’attività entro la data prevista potrebbe dar vita a un workflow di escalation, coinvolgendo il responsabile di team per intervenire tempestivamente.

Grazie a queste azioni automatizzate associate agli alert, le aziende possono migliorare la reattività complessiva dell’organizzazione, garantendo una gestione più proattiva e tempestiva delle situazioni critiche e liberando gli utenti da compiti ripetitivi.

Generare reportistica e dashboard avanzate

Un altro aspetto fondamentale degli alert nei sistemi CRM è la capacità di generare dati dettagliati che possono essere utilizzati per analizzare tendenze e KPI aziendali. Molti CRM offrono dashboard e report personalizzabili che permettono ai responsabili di monitorare l’andamento del sistema di alert e di identificare eventuali problemi ricorrenti o opportunità di miglioramento.

Ad esempio, un report sugli alert relativi al mancato completamento di attività entro la scadenza potrebbe evidenziare quali team o utenti hanno maggiori difficoltà nel rispettare le tempistiche, permettendo di intervenire con azioni correttive. Allo stesso modo, una dashboard che monitora l’andamento degli alert sui nuovi lead potrebbe aiutare i responsabili commerciali a valutare l’efficacia delle strategie di generazione delle opportunità.

Grazie a questa reportistica avanzata e alle dashboard personalizzabili, le aziende possono prendere decisioni informate e ottimizzare continuamente il sistema di alert per massimizzarne l’efficacia.

Integrare gli alert con altri sistemi aziendali

Infine, un aspetto importante degli alert nei sistemi CRM è la possibilità di integrarli con altri strumenti e applicazioni aziendali, come ERP, project management, servizio clienti e così via. Questa integrazione consente di creare un ecosistema di monitoraggio e gestione delle attività ancora più completo e interconnesso.

Ad esempio, gli alert generati dal CRM potrebbero essere inviati anche a un sistema di project management, in modo da tenere traccia dello stato di avanzamento dei progetti e delle attività correlate. Allo stesso modo, gli alert relativi a problemi di servizio o reclami dei clienti potrebbero essere condivisi con il team di assistenza, garantendo una risposta tempestiva e coordinata.

Grazie a queste integrazioni, le aziende possono sfruttare al meglio il potenziale degli alert, ottenendo una visione a 360 gradi dell’andamento del business e migliorando l’efficienza operativa complessiva.

Gli alert nei sistemi CRM rappresentano uno strumento estremamente versatile e personalizzabile, che consente alle aziende di monitorare in modo mirato ed efficace le attività aziendali e le relazioni con i clienti. Dalla definizione dei criteri di attivazione alla scelta dei canali di notifica, dalla personalizzazione della frequenza di invio all’associazione di azioni automatizzate, fino alla generazione di reportistica avanzata e all’integrazione con altri sistemi, gli alert offrono alle organizzazioni una gamma completa di funzionalità per adattare il monitoraggio alle proprie esigenze specifiche. Sfruttando appieno le potenzialità degli alert, le aziende possono migliorare l’efficienza operativa, la soddisfazione dei clienti e la competitività complessiva del proprio business.

Hai bisogno di avere un CRM con alert con alert che funzionano come vuoi tu?

Abbiamo il sistema di alert per CRM che fa per te

Hai bisogno di un CRM che ti dia la possibilità di sfruttare, oltre agli alert comuni, anche la potenza di alert personalizzati sulle esigenze personali della tua attività? Compila il modulo ora per richiedere subito una consulenza per un preventivo di un CRM per la tua azienda.

Operiamo principalmente nelle province di Brescia, Bergamo, Como, Cremona, Lecco, Lodi, Mantova, Milano, Monza Brianza, Pavia, Sondrio e Varese per quanto riguarda la Lombardia, Bologna, Ferrara, Forlì-Cesena, Parma, Piacenza, Modena, Ravenna, Reggio Emilia e Rimini per la regione dell’Emilia Romagna, Alessandria, Asti, Biella, Cuneo, Novara, Torino e Vercelli per il Piemonte, Aosta per la Valle d’Aosta, Trento per quanto riguarda il Trentino Alto Adige ed infine Belluno, Padova, Treviso, Venezia, Verona e Vicenza per il Veneto ma possiamo raggiungerti in ogni parte d’Italia.

Scopri come possiamo aiutarti nella gestione efficace della tua attività.

Oppure contattaci direttamente allo 030 7993752, o inviaci una email a info@zagsoft.it

Contattaci oggi stesso e scopri come funzionano esattamente gli alert nel CRM e come li vorresti nel tuo programma CRM!