Perché è utile avere un programma per la gestione dei preventivi
Con tutti i programmi di scrittura che abbiamo all’interno dei nostri personal computer ci viene spesso chiesto perché é utile avere un programma per la gestione dei preventivi. La risposta se sia utile o meno avere un programma per la gestione dei preventivi è molto semplice e te lo spiegheremo subito andando ad elencare tutti i punti di forza ed i vantaggi che si possono trarre dall’avere a disposizione un programma per la creazione e la gestione dei preventivi.
- Efficienza e risparmio di tempo: utilizzare un programma gestionale per i preventivi ti permette di automatizzare gran parte del processo di creazione ed emissione. Questo significa che puoi ridurre significativamente il tempo necessario per generare un preventivo, liberando risorse preziose da dedicare ad altre attività. Invece di dover inserire manualmente ogni informazione, il software può richiamare automaticamente i dati dei clienti e i dettagli dei prodotti o servizi offerti. Questo non solo accelera il processo, ma riduce anche il rischio di errori umani, che possono risultare costosi.
- Riduzione degli errori: la creazione manuale di preventivi è soggetta a errori umani, che possono costare caro. Un software gestionale per preventivi rende al minimo questi rischi automatizzando il processo di inserimento dati e applicando formule predefinite per calcolare costi e sconti.
Questo significa che i tuoi preventivi saranno più precisi e professionali, aumentando la fiducia dei tuoi clienti nei tuoi servizi. - Organizzazione e accessibilità: un altro vantaggio chiave è l’organizzazione. Con un gestionale, tutti i tuoi preventivi sono archiviati in un database centralizzato. Ciò significa che puoi facilmente cercare e recuperare documenti precedenti con pochi clic, evitando il caos delle scartoffie cartacee. Questo sistema ti consente di mantenere una cronologia dei tuoi preventivi, facilitando la revisione e l’analisi delle offerte passate.
- Personalizzazione e flessibilità: un buon programma per la gestione dei preventivi ti offre la possibilità di personalizzare i tuoi documenti. Puoi aggiungere il logo della tua azienda, modificare i colori e i font, e includere informazioni specifiche per ciascun cliente. Inoltre, la flessibilità del software ti consente di adattare i preventivi in base alle richieste particolari dei clienti o alle condizioni di mercato.
- Analisi e reportistica: molti software gestionali offrono strumenti analitici che ti permettono di monitorare le performance dei tuoi preventivi. Puoi analizzare quali offerte hanno avuto successo e quali no, identificando le aree nelle quali poter migliorare. Questi dati possono essere estremamente utili per prendere decisioni strategiche informate.
Cosa deve avere un preventivo per essere valido
Certe volte diamo per scontato molte cose, come ad esempio cosa deve avere un preventivo per essere valido. Lo diamo per scontato perché siamo molto superficiali e non ci informiamo abbastanza per dare un servizio professionale che possa anche essere ritenuto valido. Quante volte ti è capitato di assistere ad una discussione tra persone su un preventivo? Su una scadenza dello stesso? Seguendo questa lista di consigli potrai evitare malintesi futuri con i tuoi clienti.
- Informazioni essenziali: un preventivo valido deve contenere alcune informazioni che sono ritenute fondamentali, quali
- Dati del cliente, nome, ragione sociale, indirizzo e contatti;
- Descrizione dei prodotti e dei servizi per dare valore a concetti chiari ed esaustivi di quello che si sta offrendo;
- Prezzi di vendita dettagliati nei quali si espone o meno l’iva ed eventuali sconti applicati o applicabili;
- Termini di pagamento con specificato termini e scadenze
- Validità del preventivo, ossia la data entro la quale il preventivo sarà ritenuto valido e non subirà variazioni di prezzo se confermato.
- Chiarezza e trasparenza: la chiarezza è cruciale se vuoi evitare lunghe e noiose chiamate telefoniche per chiarire punti ed aspetti di quello che hai voluto comunicare nella stesura per preventivo. Questo infatti deve essere facilmente comprensibile dal cliente. Il nostro consiglio è quello di evitare termini tecnici o ambigui che potrebbero confondere e di optare per una sezione trasparente riguardante i costi nei quali, tutti gli oneri dovranno essere indicati in maniera chiara.
- Condizioni generali: per poter tutelare sia te che il tuo cliente è buon costume inserire, nel preventivo, le condizioni generali di vendita quali garanzie del servizio, politiche di cancellazione dai servizi e responsabilità.
Quanto deve durare un preventivo
Quanto deve durare un preventivo, la sua validità, è un aspetto, come spiegato anche in precedenza, cruciale quando si parla di software gestionale per i preventivi. La validità di un preventivo, infatti, può variare a seconda del settore nel quale si opera e da alcune circostanze specifiche. Solitamente però, una durata comune di un preventivo è tra i 30 ed i 90 giorni. È importante che questo aspetto sia specificato nel documento e che quindi la data entro cui il preventivo è valido sia ben visibile. Questo fattore potrebbe aiutare il cliente a prendere una decisione tempestiva.
Abbiamo accennato al fatto che, la durata di un preventivo può variare in base a alcuni fattori. Ecco quali sono i fattori da considerare per ponderare una giusta durata di un preventivo:
- Settore: In alcuni settori più dinamici, come ad esempio quello tecnologico oppure della moda, potrebbe essere opportuno avere validità più brevi, ovvero di un massimo di 30 giorni dalla data di presentazione;
- Stabilità dei prezzi: se i costi delle materie prime sono soggetti a fluttuazioni rapide, potrebbe avere senso decidere di limitare ad un tempo ragionevolmente congruo, la validità del tuo preventivo.
- Relazione con il cliente: se hai una relazione consolidata con il cliente e non vi sono fattori settoriali e fluttuazioni rapide del prezzo delle materie prime potrebbe essere buona norma considerare una validità del preventivo anche più lunga dei 90 giorni sopra scritti.
Seguire questi consigli quando crei un preventivo ti permetterà di non avere più discussioni con i tuoi clienti e permetterà loro di avere chiarezza sui servizi e sui prodotti che stanno acquistando da te.
Il migliore programma per preventivi
Ti stai chiedendo se il gestionale di ZAG Soft è il migliore programma per preventivi in circolazione e stai pensando che, chiedere all’oste se il suo vino sia buono, non è una grande idea? In effetti hai ragione e quindi non ti diremo che il nostro programma è il migliore software per preventivi, non vogliamo essere così presuntuosi, ma ti elencheremo una serie di vantaggi che ti chiariranno le idee sul perchè scegliere il gestionale per preventivi di ZAG Soft e smettere, una volta per tutte, di affidare la tua gestione dei preventivi a programmi che non sono nati e studiati per fare questo tipo di lavoro.
- Interfaccia intuitiva: il gestionale per preventivi di ZAG Soft è stato interamente creato e progettato per permettere un facile utilizzo della piattaforma anche alle persone che non hanno esperienza con software complessi. La navigazione, curata nei minimi dettagli, è talmente semplice ed intuitiva che ti permetterà di concentrarti sulla creazione dei tuoi documenti senza distrazioni.
- Automazione avanzata: grazie alle capacità di automazione avanzate inserite all’interno del programma gestionale per preventivi, i nostri sviluppatori hanno creato un ambiente che ti permetterà di generare preventivi in pochissimi clic. Con il nostro software di preventivazione potrai impostare modelli predefiniti che si adattino automaticamente alle esigenze specifiche dei tuoi clienti, risparmiando tempo prezioso.
- Integrazione con altri strumenti: Il nostro software è progettato al fine di integrarsi perfettamente con altri strumenti gestionali che potresti già avere in azienda, quali, ad esempio, CRM (se vuoi conoscere cos’è un CRM clicca qui) oppure software contabili. Questo aspetto, importantissimo, ti permetterà di centralizzare tutte le tue operazioni senza dover cambiare radicalmente il modo con il quale la tua azienda ha operato sino ad oggi.
- Assistenza clienti dedicata: ZAG Soft è da sempre apprezzata dai propri clienti per offrire loro un servizio dedicato, disponibile per aiutarli nella risoluzione di problemi o semplicemente per rispondere a domande sul funzionamento del software. Non sarai mai lasciato solo nella gestione delle tue operazioni perché la nostra azienda sarà sempre al tuo fianco per supportarti in ogni fase del processo.
- Aggiornamenti costanti: affidando a noi la creazione del tuo programma per la gestione dei preventivi avrai accesso al servizio continuativo per il quale il nostro software sarà aggiornato regolarmente per includere nuove funzionalità e miglioramenti basati sul feedback degli utenti. Questo assicura che tu abbia sempre accesso agli strumenti più recenti ed efficaci disponibili sul mercato trovandoti sempre un passo avanti rispetto ai tuoi competitor.
- Sicurezza dei dati: la sicurezza dei dati è una priorità assoluta per noi e per tutti i nostri clienti. Per permettere loro di dormire tra due guanciali, nella nostra software house, utilizziamo tecnologie avanzate per garantire che tutte le informazioni sensibili siano protette da accessi non autorizzati, mantenendo così la privacy di tutti i nostri clienti e dei loro, al sicuro.
- Scalabilità: Il gestionale per i preventivi di ZAG Soft è progettato per crescere insieme alla tua azienda. Che tu sia una piccola impresa o una grande azienda, il nostro software può adattarsi facilmente alle tue esigenze man mano che cresci. Questo ti permetterà di avere un prodotto sempre in linea con la tua azienda e poter investire il tuo denaro solamente quando davvero avrai bisogno di nuove integrazioni per fare crescere anche il tuo programma gestionale per preventivi.
Quanto costa un programma per preventivi
Nel precedente paragrafo abbiamo affrontato, seppur marginalmente, l’investimento di denaro che bisogna fare per avere un programma per preventivi ed è corretto che tu ti stia chiedendo, realmente, quanto costa un programma per preventivi.
Il costo di un programma gestionale per preventivi varia in base alle funzionalità offerte, alla tipologia di software e alla modalità di acquisto. Molti programmi in commercio presentano un costo iniziale piuttosto basso ma che poi, nel tempo, per avere accesso a funzionalità avanzate, richiedono un ulteriore pagamento o un abbonamento mensile a poche centinaia di euro. A questo prezzo andranno poi aggiunti dei costi aggiuntivi relativi all’assistenza tecnica, telefonica o per e-mail, la possibilità di accedere a funzionalità extra, anch’esse sempre a pagamento e infine le licenze multiutente, ovvero, nel caso in cui ci fossero più persone ad utilizzare il programma contemporaneamente, si dovrebbero acquistare licenze aggiuntive.
Noi crediamo fortemente che, quando ci si approccia alla scelta di un gestionale per preventivi, sia fondamentale considerare non solo il costo iniziale ma anche le funzionalità che realmente servono. Investire in un software che offre le giuste caratteristiche può portare a un notevole risparmio di tempo e a una maggiore efficienza nel processo di creazione dei preventivi.
Per questo riteniamo fondamentale assicurarci che il nostro cliente abbia valutato tutti gli aspetti per lui importanti e non si sia fermato solamente a navigare in internet alla ricerca di recensioni di programmi a basso costo senza essere entrato nel merito delle funzionalità specifiche che per lui sono imprescindibili. Ogni programma gestionale per preventivi è sviluppato e creato con determinate caratteristiche che potrebbero però non essere affini a quanto tu stia desiderando. Ricorda sempre che, un buon gestionale per la preventivazione, se sviluppato sulle tue aspettative e sui tuoi obiettivi, può fare la differenza nella tua attività, migliorando l’organizzazione e la professionalità delle tue offerte commerciali.
Programma gratuito per preventivi: quali sono i limiti
Un programma gratuito per la creazione di preventivi può, molto spesso, sembrare un’ottima soluzione per le piccole imprese ed i liberi professionisti. Devi però sapere che, questi programmi gratuiti di preventivazione, presentano diverse limitazioni che possono influenzare negativamente l’efficacia e la professionalità del tuo lavoro. Vediamo nel dettaglio le principali limitazioni associate a questi strumenti di gestione dei preventivi:
- Funzionalità limitate: uno dei principali svantaggi dei software gratuiti, in generale, non solo per quanto riguarda i preventivi, è la mancanza di funzionalità avanzate. Queste soluzioni offrono una versione molto basica, nel caso specifico del nostro articolo, come la creazione di preventivi semplici e la gestione di un numero limitato di documenti. Ci sono alcuni programmi che consentono di gestire solo un massimo di 100 documenti, costringendoti nel lasso di un brevissimo tempo ad acquistare la versione a pagamento per poter sbloccare la gestione di ulteriori documenti.
- Personalizzazione ridotta o inesistente: quasi sempre i programmi gratuiti non offrono opzioni di personalizzazione. Ti potresti trovare nella situazione nella quale dovresti utilizzare per forza dei modelli predefiniti che non riflettono l’identità visiva della tua azienda e magari con la presenza del brand del programma gestionale stesso. La mancanza di possibilità di personalizzazione potrebbe fare apparire i tuoi preventivi poco professionali.
- Limitazioni nella stampa e nell’invio: esistono sul mercato alcuni software gratuiti che non permettono all’utente nemmeno di stampare i preventivi o di poterli inviare via email direttamente dal programma. Questo fattore può risultare molto scomodo, soprattutto se hai bisogno di inviare i preventivi rapidamente al cliente o stamparli per consegnarli brevi mano in formato cartaceo. Sono molteplici i casi di programmi per preventivi che offrono queste funzionalità solamente nella versione a pagamento.
- Assistenza tecnica inadeguata o inesistente: quando parliamo di programmi gratuiti, nella quasi totalità dei casi, parliamo anche di assistenza tecnica limitata o inesistente. In caso di domande sul funzionamento del software o di difficoltà potresti trovarti nella situazione nella quale non potere avere risposte concrete per la risoluzione tempestiva del tuo problema.
- Costi poco chiari e nascosti: anche se il software è offerto gratuitamente e pubblicizzato come gratuito, molte volte ci si trova a dover fare i conti con dei costi nascosti per funzionalità avanzate, aggiornamenti o supporto tecnico. È importantissimo, pertanto, leggere con estrema attenzione i termini e le condizioni prima di accedere ad un qualsiasi programma gratuito, poiché potresti scoprire che molte delle caratteristiche necessarie sono disponibili solamente a pagamento.
- Limite sul numero di utenze: i programmi gratuiti impongono, quasi sempre, restrizioni sul numero di utenti che possono accedere all’utilizzo del software, in contemporanea. Questo potrebbe essere un enorme problema nel caso di aziende che necessitano di più persone coinvolte nella creazione e nella gestione dei preventivi.
- Integrazione limitata: i software gestionali gratuiti potrebbero avere problemi di integrazione con altri strumenti o piattaforme utilizzati nella tua attività. La mancanza di integrazione con sistemi CRM o piattaforme per la fatturazione potrebbero rendere difficile mantenere una linea di gestione delle informazioni e dei documenti presenti in azienda.
Spesso siamo portati a credere che i programmi gratuiti per la creazione di preventivi siano allettanti e facciano per noi. Quando poi dovrai utilizzarli ti accorgerai, ben presto, che le loro limitazioni diventeranno anche le tue limitazioni e questo porterà ad influire negativamente sull’efficienza e la professionalità della tua attività. Se cerchi una soluzione più robusta e flessibile, investire in un software a pagamento potrebbe rivelarsi una scelta più vantaggiosa nel lungo termine. Considera attentamente le tue esigenze specifiche prima di decidere quale programma utilizzare per gestire i tuoi preventivi e non decidere senza prima aver contattato ZAG Soft!
Hai bisogno di un programma per la preventivazione?
Affidati a noi!
Se sei un imprenditore, se hai un’attività e vuoi confrontarti con qualcuno che sviluppi un programma gestionale per i preventivi per la tua azienda, personalizzato, unico, per te e per la tua realtà, oggi è il tuo giorno fortunato! Operiamo principalmente nelle province di Brescia, Bergamo, Como, Cremona, Lecco, Lodi, Mantova, Milano, Monza Brianza, Pavia, Sondrio e Varese per quanto riguarda la Lombardia, Bologna, Ferrara, Forlì-Cesena, Parma, Piacenza, Modena, Ravenna, Reggio Emilia e Rimini per la regione dell’Emilia Romagna, Alessandria, Asti, Biella, Cuneo, Novara, Torino e Vercelli per il Piemonte, Aosta per la Valle d’Aosta, Trento per quanto riguarda il Trentino Alto Adige ed infine Belluno, Padova, Treviso, Venezia, Verona e Vicenza per il Veneto ma possiamo raggiungerti in ogni parte d’Italia. Abbiamo lavorato a fianco di imprenditori di ogni genere, per realizzare e sviluppare programmi gestionali su misura e quindi abbiamo ben presente tutte le problematiche relative alla preventivazione. Compila il modulo per richiedere subito una consulenza ed un incontro con i nostri sviluppatori di applicazioni e discuti insieme a noi le tue idee per scoprire come possiamo trasformarle in realtà.
Oppure contattaci direttamente allo 030 7993752, o inviaci una email a info@zagsoft.it
Contattaci oggi stesso e scopri cosa possiamo fare per te e il tuo business!