La fatturazione elettronica è diventata obbligatoria in Italia a partire dal 1° gennaio 2019 per tutte le transazioni commerciali tra privati, dopo essere stata introdotta nel 2014 per le operazioni con la Pubblica Amministrazione. Questo cambiamento ha richiesto alle aziende di adeguarsi a una nuova normativa che disciplina l’intero processo di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture elettroniche.
Obbligo di fatturazione elettronica
L’obbligo di fatturazione elettronica è stato introdotto inizialmente dalla Legge n. 244 del 24 dicembre 2007 (Legge Finanziaria 2008) per le transazioni con la Pubblica Amministrazione. In seguito, il D.Lgs. n. 127 del 5 agosto 2015 ha esteso l’obbligo anche ai rapporti tra privati, con decorrenza dal 1° gennaio 2019.
La normativa prevede che tutte le fatture emesse tra soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello Stato, siano redatte in formato elettronico e trasmesse attraverso il Sistema di Interscambio (SDI) gestito dall’Agenzia delle Entrate. Fanno eccezione alcune tipologie di operazioni, come quelle con consumatori finali (B2C) e quelle documentate da scontrini o ricevute fiscali.
Formato delle fatture elettroniche
Le fatture elettroniche devono essere redatte nel formato XML definito dall’Agenzia delle Entrate, denominato “FatturaPA”. Questo formato standard garantisce l’interoperabilità tra i diversi sistemi informatici e assicura che tutte le informazioni necessarie siano correttamente trasmesse.
Il file XML della fattura elettronica deve contenere i seguenti elementi principali:
- Dati identificativi del cedente/prestatore e del cessionario/committente
- Descrizione dei beni o servizi oggetto della transazione
- Importi, aliquote e calcolo dell’IVA
- Eventuali ritenute d’acconto
- Estremi del documento di trasporto o altro documento comprovante la consegna
- Codice CIG (Codice Identificativo Gara) e CUP (Codice Unico di Progetto), se previsti
Inoltre, il file XML può includere allegati, come documenti di trasporto, note di credito o debito, che devono rispettare specifiche tecniche definite dall’Agenzia delle Entrate.
Trasmissione delle fatture elettroniche
Le fatture elettroniche devono essere trasmesse attraverso il Sistema di Interscambio (SDI) gestito dall’Agenzia delle Entrate. Lo SDI è un’infrastruttura tecnologica che riceve i file XML delle fatture, verifica la loro conformità e li inoltra ai destinatari.
Il processo di trasmissione prevede i seguenti passaggi:
- Predisposizione del file XML della fattura elettronica, eventualmente firmato digitalmente dal soggetto emittente.
- Creazione di un file ZIP contenente il file XML e gli eventuali allegati.
- Invio del file ZIP allo SDI, attraverso una delle seguenti modalità:
- Invio diretto allo SDI, utilizzando i servizi web messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.
- Invio tramite un intermediario accreditato, come un provider di servizi di fatturazione elettronica o un commercialista.
- Ricezione da parte dello SDI delle ricevute di consegna, che attesta l’avvenuta ricezione della fattura da parte del destinatario.
Lo SDI verifica la conformità del file XML alle specifiche tecniche e, in caso di esito positivo, inoltra la fattura al destinatario. Se il destinatario è un’amministrazione pubblica, lo SDI provvede anche a inviare la fattura al Sistema di Interscambio della PA (SIPA).
Termini di emissione delle fatture elettroniche
La normativa prevede due modalità di emissione delle fatture elettroniche:
- Fattura elettronica immediata: deve essere emessa entro 12 giorni dalla data di effettuazione dell’operazione.
- Fattura elettronica differita: può essere emessa entro il giorno 15 del mese successivo a quello in cui è stata effettuata l’operazione.
Nel caso di fatture differite, è necessario che al momento dell’effettuazione dell’operazione sia stata emessa una fattura semplificata o un documento di trasporto.
Conservazione delle fatture elettroniche
Le fatture elettroniche devono essere conservate per 10 anni, come previsto dalla normativa fiscale. La conservazione può avvenire in modalità elettronica, attraverso l’utilizzo di sistemi di conservazione a norma.
La conservazione a norma delle fatture elettroniche prevede:
- Apposizione di una marca temporale sul file XML della fattura, che attesta la data e l’ora di conservazione.
- Firma digitale del responsabile della conservazione, che garantisce l’autenticità e l’integrità dei documenti conservati.
- Utilizzo di formati di conservazione a lungo termine, come il formato XML o il formato PDF/A.
- Adozione di misure di sicurezza per la protezione dei dati, come la crittografia e il backup dei documenti.
La conservazione può essere effettuata direttamente dal soggetto emittente o affidando il servizio a un provider di conservazione accreditato.
Sanzioni per fatture elettroniche tardive o errate
La normativa prevede specifiche sanzioni per le violazioni relative alle fatture elettroniche. In particolare:
- In caso di fattura elettronica emessa in ritardo, si applica una sanzione da 250 a 2.000 euro se entro la liquidazione periodica IVA, altrimenti dal 90% al 180% dell’imposta con un minimo di 500 euro.
- Per fatture elettroniche errate o non conformi alle specifiche tecniche, si applica una sanzione da 250 a 2.000 euro per ciascuna fattura, con un massimo di 20.000 euro per trimestre.
- In caso di mancata trasmissione della fattura elettronica attraverso lo SDI, si applica una sanzione dal 90% al 180% dell’imposta, con un minimo di 500 euro.
Inoltre, il mancato rispetto degli obblighi di conservazione delle fatture elettroniche può comportare l’applicazione di sanzioni amministrative pecuniarie.
Inadempimenti per i soggetti passivi IVA
I soggetti passivi IVA devono adempiere a specifici obblighi relativi alla fatturazione elettronica:
- Dotarsi di un codice destinatario a 7 cifre o di un indirizzo PEC per ricevere le fatture elettroniche.
- Comunicare il proprio codice destinatario o indirizzo PEC ai propri fornitori, affinché possano indirizzare correttamente le fatture elettroniche.
- Registrare le fatture elettroniche ricevute nel registro degli acquisti, entro il termine di liquidazione periodica IVA.
- Emettere le fatture elettroniche per le operazioni effettuate, rispettando i termini di emissione previsti dalla normativa.
- Conservare le fatture elettroniche emesse e ricevute per il periodo di 10 anni, in modalità elettronica e a norma.
Adempimenti per i fornitori della Pubblica Amministrazione
I fornitori della Pubblica Amministrazione devono adempiere a specifici obblighi relativi alla fatturazione elettronica:
- Emettere le fatture elettroniche per le operazioni effettuate nei confronti delle amministrazioni pubbliche, rispettando i termini di emissione previsti dalla normativa.
- Indicare nelle fatture elettroniche il codice univoco ufficio (6 caratteri) o l’identificativo fiscale dell’ufficio destinatario, fornito dall’amministrazione pubblica.
- Indicare nelle fatture elettroniche il codice CIG (Codice Identificativo Gara) e il codice CUP (Codice Unico di Progetto), se previsti.
- Conservare le fatture elettroniche emesse per il periodo di 10 anni, in modalità elettronica e a norma.
Adempimenti per le amministrazioni pubbliche
Le amministrazioni pubbliche devono adempiere a specifici obblighi relativi alla fatturazione elettronica:
- Comunicare ai propri fornitori il codice univoco ufficio (6 caratteri) o l’identificativo fiscale dell’ufficio destinatario delle fatture elettroniche.
- Ricevere le fatture elettroniche attraverso il Sistema di Interscambio (SDI) e il Sistema di Interscambio della PA (SIPA).
- Registrare le fatture elettroniche ricevute nel registro unico delle fatture, entro 15 giorni dalla data di ricezione.
- Effettuare i pagamenti delle fatture elettroniche ricevute, rispettando i termini previsti dalla normativa sui pagamenti della Pubblica Amministrazione.
- Conservare le fatture elettroniche ricevute per il periodo di 10 anni, in modalità elettronica e a norma.
Modifiche normative recenti
La normativa sulla fatturazione elettronica è stata oggetto di alcune modifiche recenti:
- Il Decreto MEF 24 agosto 2020 n. 132 ha definito le cause che possono consentire il rifiuto delle fatture elettroniche da parte delle amministrazioni pubbliche, come l’errata indicazione del codice univoco ufficio o l’assenza di codici CIG e CUP.
- La Legge n. 178 del 30 dicembre 2020 (Legge di Bilancio 2021) ha introdotto la possibilità di emettere fatture elettroniche semplificate per le operazioni di importo inferiore a 400 euro, con l’indicazione di un numero massimo di 4 righe di dettaglio.
- Il Decreto Legge n. 73 del 25 maggio 2021 (Decreto Sostegni-bis) ha previsto la possibilità di emettere fatture elettroniche differite per le operazioni effettuate nel mese di giugno 2021, entro il 15 luglio 2021, in deroga ai normali termini di emissione.
La normativa sulla fatturazione elettronica in Italia ha introdotto significativi cambiamenti nel processo di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture, imponendo obblighi e sanzioni per i soggetti coinvolti.
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