Come vengono gestite le autorizzazioni e i livelli di accesso degli utenti?

In questo articolo andiamo ad approfondire come vengono trattati e gestiti tali aspetti all’interno di GAZ, il Gestionale per le aziende realizzato dalla Software House di Brescia,  ZAG Comunicazione la quale, oltre a progettare, sviluppare e realizzare programmi gestionali per aziende è specializzata in SEO per siti web.

Prima di tutto, è opportuno gettare le basi concettuali necessarie alla comprensione delle dinamiche delle autorizzazioni. Queste rappresentano il permesso specifico concesso a un utente per accedere a risorse particolari o per eseguire determinate azioni all’interno di un sistema gestionale. La corretta gestione delle autorizzazioni costituisce un baluardo cruciale, impedendo l’accesso a informazioni sensibili da parte di utenti non autorizzati e mitigando il rischio di attività dannose per la propria azienda.

Un elemento centrale nella gestione delle autorizzazioni è la creazione dei ruoli. Nell’articolo dal titolo “Come posso inserire e gestire i dati dei dipendenti nel sistema” abbiamo visto nello specifico l’importanza della gestione delle credenziali di accesso, oggi vogliamo spiegarti come e perché è importante la creazione dei ruoli all’interno di un programma per aziende.

I ruoli, in un software, raggruppano insiemi di autorizzazioni correlate e vengono assegnati agli utenti sulla base delle loro responsabilità e delle mansioni specifiche all’interno del sistema. Ad esempio, un admin, un amministratore, può detenere un insieme completo di autorizzazioni, mentre un utente standard avrà accesso solo a determinate funzionalità. Questa è una fase molto importante che va risolta a monte, quando si decide di procedere con la progettazione di un proprio programma aziendale. 

Parallelamente, è fondamentale considerare la stratificazione degli utenti attraverso diversi livelli di accesso. Questo approccio mira a garantire che ciascun utente possieda soltanto il livello di accesso necessario per svolgere compiti specifici, che a lui competono, evitando così l’eccesso di privilegi che potrebbero costituire una minaccia alla sicurezza complessiva del sistema aziendale.

Il nostro sistema, ben progettato, offre la flessibilità necessaria per modificare e aggiornare le autorizzazioni degli utenti in base alle mutevoli esigenze organizzative o di ruolo. Questa adattabilità assicura che gli utenti mantengano le autorizzazioni pertinenti, contribuendo a creare un ambiente sicuro ma allo stesso contempo adattabile nel futuro.

Le aziende mutano notevolmente rispetto ad anni fa e questo continuo evolversi di ruoli e posizioni non deve permettere al programma di avere dei buchi, delle anomalie che potrebbero costare molto care a chi dovrà gestire il software in azienda. Ecco il motivo per il quale GAZSoft costruisce, studia e realizza programmi gestionali che possano essere duttili e facilmente aggiornabili.

La tracciabilità delle attività degli utenti è un elemento ulteriore da considerare in quest’ottica. I log degli accessi forniscono un registro dettagliato delle attività, registrando chi ha acceduto a quali risorse e quando. Questo non solo agevola il monitoraggio dell’utilizzo del sistema, ma riveste un ruolo cruciale in scenari di indagini sulla sicurezza o audit interni ed esterni.

Prova a pensare a quante volte, in una azienda, si è cercato chi ha fatto qualcosa e quanto tempo si investe “nella ricerca del colpevole”. Tutto tempo perso quando, con un solo click ti sarà possibile “analizzare” il dettaglio delle attività e capire, comprendere, chi ha fatto quella determinata azione ed in quale momento della giornata. Questo tipo di operazione, questo tipo di controllo ovviamente, visto che parliamo di ruoli, non potrà essere fatto da tutti ma da un “Superadmin” il quale avrà accesso a dati ai quali altre figure non potranno accedere. (immagine utenti)

Ogni utente quindi avrà un determinato accesso tramite password sicure e ogni accesso avrà la possibilità di vedere determinate schermate in base alle esigenze aziendali. Vediamo un esempio di come potrebbero essere strutturati i livelli di accesso degli utenti e cosa potranno vedere:

• Super Admin: il super amministratore potrà avere accesso al database completo del programma e potrà estrapolare dati, inserire dati, cambiare o gestire le password degli utenti, creare nuove funzioni per la crescita e l’ottimizzazione del programma stesso.
• Admin: l’amministratore ha accesso a tutto il programma ma non alla gestione ed alla creazione di nuove funzionalità riguardanti il programma. Non può, per esempio, avere accesso alle password degli utenti né modificarle.
• Responsabile di reparto: il responsabile di un reparto potrà avere accesso a tutti i dati del proprio reparto, inserire nuove lavorazioni, controllare lo stato di avanzamento della produzione del proprio reparto ed i singoli utenti facenti parte del reparto stesso.
• Utente reparto: gli utenti potranno vedere solamente i lavori a loro assegnati e potranno interagire con il proprio responsabile e con il programma solo ed esclusivamente per quanto riguarda la loro operatività ed i loro compiti.

Come è facilmente intuibile da questo esempio, ogni azienda ha bisogno di potere creare utenti in base alle proprie esigenze e di poter decidere in maniera autonoma i nomi da assegnare ad ogni figura,  cosa possono fare e cosa possono vedere all’interno del gestionale: non esiste uno standard che possa andare bene per tutti ed è questo il motivo per il quale ZAGSoft ha deciso che, nei primi sei mesi dall’acquisto di un gestionale aziendale, si possono richiedere modifiche che saranno gestite dalla nostra Software House Brescia in maniera gratuita per mettere nelle condizioni il cliente di avere un programma in linea con le proprie esigenze.

Un aspetto imprescindibile, altrettanto importante è la formazione degli utenti, spesso sottovalutata ma di vitale importanza, nella gestione delle autorizzazioni.