Moltissimi imprenditori, oggigiorno, collaborano con aziende partner esterne, fornitori conto terzi, professionisti o freelance e la gestione delle comunicazioni e delle scadenze non sempre è facile.
I tuoi clienti hanno dei bisogni e, troppo spesso, i collaboratori esterni tendono a non rispettare le scadenze col rischio che tu possa perdere il cliente stesso per non avere consegnato il lavoro, il progetto, nel tempo stabilito.
Parlando con colleghi e collaboratori che, come noi, si occupano di sviluppo software e gestionali per aziende e agenzie a Brescia, ci si rende conto che, le collaborazioni esterne tra professionisti ed agenzie, stanno crescendo sempre più e la preoccupazione di molti imprenditori è quella di non riuscire ad avere tutto sotto controllo con la conseguenza di non potere dare risposte certe ai propri clienti.
Pianificare le attività produttive con un gestionale rende certamente tutto più semplice in quanto si riescono a programmare le scadenze ed a monitorare l’andamento del progetto anche da remoto, con un semplice sguardo ad un monitor o ad uno smartphone nel caso di programma gestionale per la produzione in cloud.
La gestione delle comunicazioni con i partner esterni
La gestione delle comunicazioni con i partner di produzione esterni è uno dei fattori sui quali si deve ragionare quando si fa progettazione di programmi gestionali per la produzione per piccole e medie aziende in quanto, chi delega i lavori a partner esterni, passa moltissimo tempo al telefono per sollecitare e per chiedere informazioni sullo stato di avanzamento di un progetto.
Questo fattore incide sia per quelle aziende che delegano i servizi, ad esempio le aziende grafiche, le agenzie web, ma include anche le aziende di produzione che esportano le proprie lavorazioni ad altre aziende esterne in conto terzi.
Quanto tempo passi al telefono a sollecitare una consegna?
Proprio per questo motivo e per snellire la comunicazione tra azienda delegante e partner esterno abbiamo creato una sezione, all’interno del gestionale aziendale per la produzione nella quale troverai molte funzioni di colloquio tra le parti: task, email e note sono solamente alcune delle funzioni che potrai utilizzare per snellire la comunicazione con i partner esterni alla tua azienda.
Attraverso questa sezione del software dedicata alla comunicazione con il partner esterno potrai gestire, in piena autonomia, tutti i rapporti con il tuo “fornitore” ed avrai sempre la tracciabilità di tutte le comunicazioni, avvenute con il tuo partner, divise per progetto e, ovviamente, anche per cliente o commessa.
La gestione delle scadenze per i progetti affidati a partner esterni
Abbiamo visto che si può facilmente gestire la comunicazione con i partner esterni ma, molte aziende, magari anche la tua, hanno bisogno di gestire le scadenze con i propri collaboratori attraverso un sistema che li aiuti nella gestione delle commesse e delle lavorazioni conto terzi affidate all’esterno.
Anche in questo caso, che tu abbia una azienda, una piccola o media impresa o che tu abbia un’agenzia grafica o un’agenzia web, poco importa. La cosa importante rimane il cliente e la sua soddisfazione quindi la consegna dei prodotti o dei progetti a lui venduti non devono subire rallentamenti.
Abbiamo pensato anche a questo nel momento in cui abbiamo realizzato il nostro gestionale per la produzione, il gestionale aziendale GAZ, e lo abbiamo dotato di un sistema nel quale, al momento della creazione delle fasi di lavorazione, le quali possono essere collegate a delle distinta base, tu potrai determinare i tempi della realizzazione e quindi inserire, manualmente oppure in maniera automatica, le date di scadenza relative ad ogni singola lavorazione del prodotto o del progetto stesso.
Una volta inserito il progetto, le sue fasi di lavorazione e le date di scadenza, non dovrai fare altro che assegnare tali lavorazioni ad un ente esterno, ad un partner, il quale riceverà una notifica tramite e-mail nella quale lo si informa che gli hai assegnato una determinata lavorazione e che questa dovrà essere consegnata nella data che tu hai precedentemente inserito.
A questo punto il tuo collaboratore avrà modo di accettare o meno tale lavoro e, la sua risposta, ti verrà inviata tramite e-mail. In caso di accettazione a tale operazione verrà assegnato il nome del partner che ha accettato mentre, in caso di non accettazione, ti verrà chiesto di affidarla a qualche tuo altro partner.
In caso di accettazione da parte del nostro fornitore esterno, una volta cliccato “ACCETTA” gli verranno affidate tutte le lavorazioni facenti parte della fase a lui assegnata con annesse le date di consegna e degli alert che, in precedenza, saranno stati impostati da te in fase di creazione dell’ordine.
Gli alert di produzione delle scadenze per i partner esterni
Un alert non è altro che un avviso che arriva sul pc, sul telefono di una persona e che gli indica un qualcosa. Nel caso del nostro gestionale per la produzione, tali avvisi, tali alert, sono impostati al fine di ricordare al nostro partner esterno che deve terminare il lavoro entro una certa data e che deve consegnare tale lavorazione all’azienda che gli ha assegnato tale lavoro.
Questi alert vengono inseriti dal proprietario del gestionale, dall’admin, e possono essere ripetitivi, ovvero possono arrivare al fornitore in date che verranno decise da te che hai acquistato il nostro programma per aziende.
Ad esempio, puoi impostare un alert con 20 giorni di anticipo e questo, 20 giorni prima della data di consegna, avviserà il partner mandandogli un avviso che gli ricorderà che deve consegnare la merce o deve terminare il servizio.
Nel caso in cui quest’ultimo sia in ritardo e quindi non abbia ancora terminato la fase di realizzazione di quel determinato prodotto, a distanza di 5 giorni gli arriverà un altro avviso, dopo altri 5 giorni un altro e così via fino a quando la consegna non sarà avvenuta.
Questo alert non solo sarà inviato a lui, ma, volendo, potrebbe essere inviato in concomitanza anche a te così da avere sempre la situazione sottomano e dovere chiamare, dover sollecitare solamente i partner realmente in ritardo.
Inoltre, con la gestione delle commesse, collegandoti al gestionale produzione potrai vedere cosa è stato fatto e cosa ancora deve fare un qualsiasi tuo partner o collaboratore.
Semplice, non credi? Provalo e ne sarai anche tu entusiasta.
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